Maksu- ja peruutusehdot

Tutustuthan harrastamisen maksuihin ja maksu- ja peruutusehtoihin huolellisesti ennen ilmoittautumista. Ilmoittautuessaan liikuntaryhmään harrastaja/alaikäisen harrastajan huoltaja hyväksyy ryhmän toiminnasta hänelle aiheutuvat laskut ja seuran maksu- ja peruutusehdot. Muodostuvat maksut ovat perintätoimikelpoisia.

Harrastajalle muodostuvat laskut löytyvät omasta myClub -palvelusta. Laskut on mahdollista maksaa laskun yhteydessä olevan linkin kautta omassa verkkopankissa tai voit tehdä e-laskusopimuksen omassa verkkopankissasi.

Harrastamisesta muodostuvat maksut

Jäsenmaksu

Jokaisen seurassamme liikkuvan harrastajan tulee olla yhdistyksemme jäsen. Vantaan Voimisteluseuran toimintavuosi on 1.8.-31.7. ja jäsenmaksun suuruus on 20€/hlö. Jäsenmaksu laskutetaan liikuntaryhmään ilmoittautumisen yhteydessä. Syyskauden päätyttyä jäsenyys seurassa jatkuu toimintavuoden loppuun saakka automaattisesti. Maksettua jäsenmaksua ei palauteta. 

Harraste- ja valmennusmaksut

Seuran toiminta on jakautunut syys- ja kevätkauteen. Harraste- ja valmennusmaksut maksetaan kausittain. Harrasteliikunnan maksut maksetaan pääsääntöisesti yhdessä erässä ennen harrastuksen alkamista.

Kilpa- ja valmennustoiminnassa mukana olevat ilmoittautuvat joukkueisiin kausittain. Kilpa- ja valmennustoimintaan osallistuvilla on mahdollisuus maksaa valmennusmaksut kuukausierissä.

Toimintamaksut

Kilpa- ja valmennustoiminnassa mukana oleville ryhmille voi muodostua toimintamaksua harrastamisen muista etukäteen tiedotetuista kustannuksista kuten kilpailumatkoista, leiritoiminnasta, esiintymisasuista ja välineistä. Toimintamaksujen toteutumista seuraa ryhmän rahastonhoitaja. Lisätietoja valmennusryhmän toimintamaksuista saat ryhmän ohjaajalta tai valmentajalta.

Maksuehto ja viivästysmaksut

Harraste- ja valmennusmaksu tulee olla maksettuna eräpäivään mennessä. Seuran jäsen- ja harrastusmaksuissa noudatetaan 14 pv maksuehtoa. Seuran maksuvalvonnasta vastaa Visma Financial Solution Oy, jolla on oikeus periä myöhässä maksetuista maksuista viivästysmaksua. Maksuajasta ja maksueristä voi sopia ennen muodostuneen laskun eräpäivää seuran laskutuksen kanssa laskutus@vantaanvoimisteluseura.fi.

Ilmoittautumisen peruuttaminen/ harrastuksen päättäminen

Lasten harrasteliikunnan ja perheliikunnan maksu- ja peruutusehtomme ovat muuttuneet!

Ilmoittautuminen ryhmiin on sitova. Kokeileminen ei ole enää täysin veloituksetonta.

Turvallisuussyistä ilmoittautuminen ryhmään myclubissa vaaditaan ennen kokeilua.

Ilmoittautuessa harrastuksesta muodostuu lasku, jossa kauden alussa eräpäivä on 2 viikkoa kauden alun jälkeen, myöhemmin ilmoittautuessa eräpäivä on 14 vrk ilmoittautumisesta eli aina on mahdollisuus kokeilla 2 harrastuskertaa ennen eräpäivää.

Peruutusehdot:

• Jos peruutat ilmoittautumisen jo ennen kauden alkua, veloitamme tehdystä ilmoittautumisesta 10€.
• Jos peruutat ilmoittautumisen kokeilun jälkeen, mutta ennen eräpäivää, veloitamme kokeilusta 30€.

Jos peruutat ilmoittautumisen eräpäivän jälkeen, emme palauta maksua muuta kuin lääkärintodistusta vastaan.

Ryhmän vaihto toiseen on maksutonta koko kauden, jos toivotussa ryhmässä on tilaa.

Harrasteliikunnan ryhmiin ilmoittaudutaan toimintakaudeksi (syksy tai kevät). Syyskaudella mukana olleet saavat mahdollisuuden jatkaa kevätkaudella samassa ryhmässä ennen uusien ilmoittautumisen alkua. Peruutus tulee aina tehdä kirjallisesti laskutus@vantaanvoimisteluseura.fi -osoitteeseen.

Kilpa- ja valmennustoiminnan harrastamisen päättymisestä ilmoitetaan omalle valmentajalle. Valmennusmaksut maksetaan täysimääräisenä kuluvan kauden loppuun saakka ja toimintamaksut laskutetaan tai liikasuoritukset palautetaan harrastuksen päättymisen jälkeen.

Maksuhyvitykset

Harrastajan päättäessä harrastuksensa ei harraste- tai valmennusmaksuja palauteta ja kauden maksut tulee suorittaa kauden loppuun saakka täysimääräisinä.

Sairaustapauksissa harrastajalla on mahdollista saada hyvitystä harraste- ja valmennusmaksuista lääkärintodistusta vastaan. Sairaustapauksissa noudatetaan 4 viikon omavastuuaikaa.

Seuran keskeyttäessä ryhmän toiminnan harrastaja on oikeutettu maksuhyvitykseen ajalta, jolloin toimintaa ei järjestetä. Ulkopuolisen tahon (esim. kaupungin tai aluehallintoviraston ilmoitus) keskeyttäessä/peruessa ryhmän toiminnan, jäsen on oikeutettu maksuhyvitykseen ajalta, jolloin toimintaa ei järjestetä, mikäli seura ei pysty tarjoamaan korvaavaa toimintaa kuluvan toimintavuoden (1.8.-31.7.) aikana.

Vantaan Voimisteluseura Ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 2.12.2021

1. Rekisterinpitäjä

Vantaan Voimisteluseura Ry (VVS)
Y-tunnus: 0934456-3
Osoite: Vetokuja 1B, 01610 Vantaa
Sähköposti: toimisto@vantaanvoimisteluseura.fi

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Yhteyshenkilön nimi: Anu Kuusela, anu.kuusela@vantaanvoimisteluseura.fi

3. Rekisterin nimi

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Vantaan Voimisteluseura Ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

• ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta VVS:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai VVS;n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on VVS:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka

Alaikäisen jäsenen osalta

• Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
• Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot
• Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Laskuihin liittyvät tiedot
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa VVS:lle.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään enintään viisi vuotta sopimuksen päättymisestä.

Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään vähintään kuusi kuukautta ja enintään 3 vuotta.

Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.